Поделиться:
13 Ноя 2017
Планирование дел. Про Evernote и Doit.im.
Хранение информации очень часто является головной болью. Когда планшеты не были так распространены, а телефоны еще был кнопочными – вопрос выбора был очевиден. Конечно бумажный блокнот. Ну, или листик, который первый попался под руку. Сейчас выбор электронных блокнотов огромен. Я расскажу о приложениях, которым пользуюсь сама.
Немного истории.
Сначала я пользовалась обычными блокнотами:
Плюсы:
- Много места для заметок
- Все заметки в одном месте
Минусы:
- Блокнот не всегда удобно с собой носить
- Не всегда можно найти быстро нужную информацию
- Нельзя отследить дела по срокам выполнения
Так как в обычном блокноте неудобно было смотреть дела по датам выполнения, я решила пользоваться ежедневниками.
Плюсы ежедневника:
- Легко найти дела необходимые выполнить в конкретный день
- Удобно заносить задачи на нужный день и месяц
- Нет страха что-то забыть, так как все четко расписано
Минусы ежедневника:
- Когда дела не выполнила в определенный день – нужно заново писать, но уже в другой день
- Не всегда удобно носить с собой, так как он помещается не в любую сумку.
- Нет места для заметок. Есть только строчки для конкретных дел.
Исходя из того, что ежедневник стандартного размера А5 не всегда помещаются в сумочку, я нашла более компактное решение. И им стал планинг.
Плюсы планинга:
- Благодаря компактному размеру его всегда можно носить с собой. Помещается даже в очень маленькую сумочку.
- На одном развороте видна сразу неделя. Благодаря этому можно легко ориентироваться по занятости и находить свободное время.
- Удобно планировать неделю.
Минусы планинга:
- Нет места для заметок.
- Дела, которые не успела сделать, нужно переписывать на другой день.
- Иногда не хватает места даже для того чтобы нормально записать задачу.
Используя бумажные блокноты/планинги/ежедневники всегда можно спастись помощниками – клейкими стикерами.
Плюсы стикеров:
- Компактные
- Можно вклеить в любой блокнот
- Если что-то изменилось, то можно выкинуть и вклеить новый стикер
- Их легко переклеить на новую неделю, если не успела выполнить дело
Минусы стикеров:
- В какой-то момент их может стать гораздо больше, чем времени
- Могут потеряться
- Неудобно анализировать неделю и свободное время.
В этом году я перешла на электронные блокноты. Сначала меня жутко раздражали всякие приложения. Так как я очень люблю писать в бумажных блокнотах. А с планингом компактного размера я вообще сроднилась. Но прогресс не стоит на месте и в качестве эксперимента я решила попробовать современные блокноты.
У всех приложений свои плюсы и минусы. Расскажу про каждое по отдельности.
Первое приложение — Evernote
У меня это приложение скачано на смартфон. На компьютер тоже можно установить. Но лично мне удобнее работать через браузер.
Синхронизация на двух устройствах в этом приложении бесплатная. Поэтому, вы можете получить доступ к вашему блокноту с любого устройства. Когда и где угодно. Тем более, что для работы в приложении необязательно устанавливать его на все устройства. Достаточно скачать на одно устройство. А на остальных всегда можно войти в онлайн-версию. Для этого нужно только ввести логин-пароль.
Итак, плюсы электронного блокнота Evernote:
- Всегда хватит места для информации
- Заметки можно вносить с любого устройства.
- Даже если у вас нет под рукой вашего гаджета или он разрядился – вы всегда можете войти в блокнот с любого устройства
- Можно структурировать заметки по блокнотам и меткам.
Я долгое время не знала об этой функции, поэтому каждый раз листала длинную ленту заметок в поисках той самой. Поэтому, для меня электронный блокнот не казался удобнее бумажного. Все так же было необходимо тратить время на поиск необходимой информации.
- Заметки можно иллюстрировать картинками
- Невероятно удобный Web Cliper. Благодаря данной функции, вы можете сохранять в блокнот то, что вам понравилось в интернете. Например, любую статью, электронные билеты, понравившийся товар.
Веб-страницу можно копировать целиком или выбрать нужную область. Так же можно выделить только необходимые предложения и сохранить в блокнот.
- Можно использовать совместный доступ к приложению (это больше подходит для проектов, когда необходимо обмениваться информацией). Evernote Bisiness платный. Но его можно попробовать некоторое время бесплатно.
Минусы блокнота Evernote:
- Если это можно назвать минусом, то он не бумажный.
Этот пункт я внесла только из-за своей глубокой любви к печатным изделиям.
Я так часто провожу время за компьютером, что конечно хочется больше времени проводить без него. Но время не стоит на месте и конечно после того, как некоторое время попользуешься удобным электронным блокнотом – его преимущества становятся очевидными.
Минус как-то не получился у меня. Для себя я нашла решения: оставить любимый блокнот для записи во время обучения. И еще у меня есть специальная тетрадь для фрирайтинга и утренних страниц. Вот там-то я и отрываюсь в написании рукописного текста.
Вот так выглядит мой эверноут:
Когда я узнала о существовании блокнотов, то разобрала более 300 заметок. Теперь я моментом нахожу нужную информацию, так как знаю в каком блокноте искать. Раньше все заметки у меня были в общем блокноте. Так как я больше любила пользоваться бумажной версией, то и не заморачивалась по поводу функций Evernote.
Еще одна удобная фишка – метки. Они позволяют объединять заметки из любых блокнотов. Раньше я разрозненно записывала заметки что посмотреть, почитать и т.д.
Теперь, когда у меня появляется время, например, посмотреть фильм, я нажимаю на метку «посмотреть» и у меня выходят все заметки по этой теме.
Так же и с книгами. Список книг всегда гораздо внушительнее, чем свободное время. Еще не хочется упускать из вида те книги, которые рекомендовали к прочтению на семинарах/тренингах или знакомые. Теперь мне достаточно ввести метку – «почитать».
Раньше я записывала на разных листиках/стикерах. И конечно в нужный момент не всегда могла найти.
Что же делать с делами, которые нужно планировать на определенное время?
Для этого я использую приложение Doit.im. Это удобный ежедневник.
Из минусов – только на английском языке.
Из плюсов:
- Можно создавать заметки по датам
- Есть возможность выставлять приоритеты дел
- Можно использовать контексты, цели, проекты
- Удобное распределение
Признаюсь, сначала это приложение вызывало у меня раздражение. Заметки непонятно куда исчезали. Мне не нравился достаточно сдержанный дизайн. Не хватало наглядности, как в бумажном планинге. Но я решила идти до конца и дала себе 3 месяца на использование данного приложения. По истечению этого срока я решила, что сделаю вывод, стоит ли этим приложением заменять бумажную версию.
Приложение действительно оказалось удобным. И даже удобнее, чем бумажный ежедневник. Поэтому, это будет первый год, когда я не пойду в магазин за новым планингом.
Единственное, что я оставила чисто рабочий планинг на столе. Там я делаю пометки, когда звоню клиентам, и они просят позвонить позже или в другой день. И так же делаю отметки, когда и кому отправить письмо. Туда я вношу только клиентов, с которыми нам никак не пойматься, и очень важно позвонить именно в назначенное время. Все личные дела у меня теперь только в Doit.im. Все задумки, заметки, списки в Evernote. Кстати, в платной версии Doit.im можно делать синхронизацию с Evernote.
Так выглядит основное меню Doit.im
На самом деле для использования этого приложения не нужно больших познаний в английском языке.
Для тех, кто никогда не учил английский достаточно запомнить перевод следующих слов:
Inbox – входящие. В эту папку попадают все заметки, которые вы сделали на скорую руку, и не успели распределить по датам, контекстам и т.д.
Today — сегодня. В этой папке все дела, которые вы назначили на сегодня.
Next – следующие. Это очень удобная папка. Там лежат дела, которые вы можете сделать, если у вас осталось время после выполнения дел из папки Today.
Tomorrow – завтра. Здесь соответственно дела на завтра.
Scheduled – календарь. В этой папке можно посмотреть дела по конкретным дням.
Someday – когда-нибудь. Тоже очень удобная папка. Сюда вы можете помещать дела, которые у вас входят в план пятилетку. Может и не входят. Например, захотели вы пойти на курс кройки и шитья. Но пока в обозримом будущем не планируете. Просто захотелось. Подумали о том, что не плохо бы. В эту папку можно вносить все дела, которые не имеют срока. Путешествия, поездки, обучения, хобби. Благодаря этой папке вы разгружаете мозг. Рекомендую ее периодически просматривать. Я туда заглядываю примерно раз в два месяца. Однажды задачи из этой папки могут быть реализованы. Ну а если нет, то хотя бы не будут занимать место в вашей памяти.
Waiting – ожидающие. Сюда можно вносить дела, когда вы ждете от кого-то действия. Например, вам должны сделать лендинг. Или вы ждете какой-то работы от фрилансера и. т.д. Эти дела уже не требуют вашего вмешательства, кроме контроля сроков исполнения.
Projects – проекты. Сюда вы можете вносить задачи, которые требуют конкретного дедлайна. Например, получить водительские права до 31 декабря.
Goals – цели. Здесь вы можете писать конкретные цели и сверяться. Например, похудеть на 10 кг. Научиться готовить ризотто. Что угодно. Если честно я не пользуюсь этой функцией. Полная версия в платной версии. Возможно, я пока не поняла всей прелести.
Contexts — контекст. А вот это мегаудобная вещь. Вы можете создать неограниченное количество контекстов. И при создании задачи выбирать к какому типу она относится. Вот часть моих контекстов.
Я всегда могу отфильтровать задачи по типу. А с точки зрения коучинга могу еще и посмотреть распределение дел по сферам. Когда заходишь в приложение, то невооруженным взглядом можно увидеть, что например все задачи пошли из одной сферы. Значит, что пора разбавить, и добавить задачи другого плана. Это необходимо для того, чтобы не происходил перекос в одну сторону.
Особенно это удобно для тех, у кого есть колесо жизненного баланса. Всегда можно посмотреть на свои глобальные задачи и запланировать дела по каждой сфере.
Пока все.
Статья была полезна для вас? Если это так, то пишите комментарии.
Делитесь в социальных сетях. Пусть полезная информация найдет своего читателя.
Ведь управлять своими делами и временем это огромный труд.
Но можно найти удобные инструменты.